研發(fā)技術文件控制辦法

1.目的和作用

為了加強對公司研發(fā)技術文件和資料的管理,使之得到合理的控制和充分的利用,確保使用的文件資料的有效性,以滿足研發(fā)活動的需要,特制定本方法。

2.管理職責

2.1研發(fā)部門負責產(chǎn)品技術文件和資料的歸口管理,負責公司經(jīng)營活動中一切與研發(fā)相關的工作所必要的銜接配合,負責收集國家、行業(yè)所發(fā)布的各項技術法規(guī)和技術標準并組織貫徹。

2.2技術文件和資料的使用部門，應負責對本部門技術文件和資料的管理。

2.3公司檔案科負責技術文件的保管、收發(fā)，以及按指令進行技術文件資料修改等方面的文案工作。

3. 研發(fā)技術文件和資料的登記歸檔

3.1登記歸檔的技術文件和資料,由研發(fā)部門統(tǒng)一進行審核,文件的形成應滿足研發(fā)、配套、檢驗以及服務的要求，技術文件應當完整、準確、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、清晰。

3.2 研發(fā)部門必須建立技術文件管理臺賬,掌握全部技術文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、印制總數(shù)、儲備數(shù)量、編制時間、發(fā)布時間、停止使用時間、回收數(shù)量、銷毀情況以及相關責任人員等。

3.3技術文件的保管由公司檔案科案檔案管理準進行登記保管。

4. 研發(fā)技術文件更改

4.1當發(fā)現(xiàn)技術文件有問題時，經(jīng)論證確需更改的，由研發(fā)部門負責進行更改，主管研發(fā)員填寫更改并單，部門負責人審核之后報公司主管領導批準。要求：

4.1.1應對裝配、互換、可維修性、可檢驗性等進行充分論證，必要時，應進行樣件檢驗、試驗、試裝和工藝試驗等；如果涉及其他文件的更改，還應填開相應通知單。

4.1.2 涉及庫存或在制品處理的還應配套部門會簽。庫存品或制品的處理應在量上或時間上給予通知，收回原封樣件。

4.2生效的更改單交資料管理人員進行復制，并向該更改單涉及的原技術文件發(fā)放范圍及執(zhí)行部門發(fā)放、登記。

4.3持有技術文件的單位憑更改單更改。對于發(fā)往供方的技術文件，由配套部門負責將更改單及時發(fā)到持有相應技術文件的供方，并且各種簽收手續(xù)要齊全。

4.4更改方法：對所需要更改的尺寸、文字或圖形等用實線畫掉，不允許喬改或涂改（被劃掉的部分應能清楚地看出更改前的情況），然后填注新尺寸、文字或圖形；同時靠近的部位畫出小三角形或小圓，在其中填a，b，c….或者1,2,3…如一次更改多處時,應將同一標記畫在所更改的部位旁,必要時畫一細實線,引向被更改部位;之后在標題欄中記錄更改情況。用碳素墨水更改。

5. 研發(fā)技術文件的發(fā)放控制

5.1 研發(fā)部門負責按有關規(guī)定發(fā)放技術文件。文件發(fā)放前應在技術文件上蓋紅色的受控印章：發(fā)研發(fā)部門的蓋“研發(fā)專用”；發(fā)檢驗部門的蓋“測試專用”；發(fā)配套部門的蓋“配套專用”；發(fā)技術部的蓋“技術專用”；發(fā)測度部門的蓋“測試專用”；發(fā)其他部門的蓋“受控技術文件”；由技術部門存檔的蓋“技術專用”（底圖和用軟、硬盤保存的除外）。非受控技術文件不蓋章。技術通知單蓋技術部公章作為受控印章。

5.2 因故需增加發(fā)放份數(shù)時，由需用部門提出申請，發(fā)文部門主管審核，公司主管批準后才能發(fā)放。

5.3 文件的發(fā)放應在受控技術資料發(fā)放表上登記。對于非受控文件（如試驗研究、工夾具等不直接涉及出廠產(chǎn)品質量的圖紙）的發(fā)放不在受控技術資料發(fā)放表上登記，而另用發(fā)放登記本記錄。

5.4 對于供方使用的技術資料，由供方申請，配套部門主管確認，公司配套主管批準后，到技術部門領取。

5.5 對于與產(chǎn)品使用、維修、服務有關的隨產(chǎn)品發(fā)放的技術文件，鉛印后隨產(chǎn)品發(fā)放，不受本文件規(guī)定的發(fā)放范圍的控制，但文件修改后應及時對這方面的文件進行修訂。

6.技術文件和資料的管理

6.1 持有技術文件和資料的單位負責本單位的技術文件(包括樣件)和資料和管理。

6.2 持有技術文件和資料的單位應有專（兼）職的文件資料管理員，對本單位的文件資料進行管理，包括收發(fā)登記、借閱登記、更改記錄等。

6.3技術文件的丟失、缺損或圖面臟爛，看不清楚，責任單位或個人應寫出書面申請，經(jīng)發(fā)文部門負責人批準后才能補發(fā)（補發(fā)時，受控文件應蓋受控印章），同時應將原文件收回。

6.4持有圖紙的部門，應建立部門的圖紙資料借閱管理制度。

6.5 研發(fā)部門負責至少每月對技術文件（包括更改單、通知單）的更改的準確性、完整性以及有效性進行監(jiān)督檢查，并形成記錄。

6.6 不得在研發(fā)文件上亂改、亂畫、作標記等。

7. 文件換版與作廢

7.1 研發(fā)文件經(jīng)多次更必或須進行大幅度修改而不能繼續(xù)復制或使用時,需進行換版。換版后按有關規(guī)定進行審簽。

7.2 文件換版后應按原發(fā)放文件清單將原版文件收回，換發(fā)新文件。

7.3 換回的文件以及因其他原因需作廢的文件，應交回原發(fā)文部門統(tǒng)一銷毀，銷毀時，由資料管理員造冊，經(jīng)部門負責人批準后才能進行。

7.4 作廢文件和資料，如有特殊原因或目的，需在繼續(xù)保存的，均應在文件和資料上蓋上紅色“作廢”章。

8．企業(yè)標準以及外來資料的控制

8.1 對于各種產(chǎn)品都要用的企業(yè)標準以及外來的需直接使用的研發(fā)標準“（包括由供方以及用戶發(fā)來的研發(fā)標準），應由研發(fā)部門負責編發(fā)有效技術標準清單”（或稱技術標準配置表，清單中應注明使用的技術標準的版本號，即生效年號）確定發(fā)放范圍，經(jīng)研發(fā)部門主管審核，公司研發(fā)主管批準后，將標準發(fā)放到需使用文件的部門。

8.2 對于來自于供方、用戶等方面的外來資料、技術文件，應盡可能轉換成企業(yè)自身的技術文件、圖紙，以有利于執(zhí)行單位的貫徹。

8.3 對于來自于供方以及用戶的技術文件和資料，按公司相應的程序審批確認（校對、審核、批準以及必要的標準化審查）后，可作為研發(fā)、生產(chǎn)、配套以及檢查用圖，但應視作公司內(nèi)部研發(fā)文件和資料同等進行管理控制。

9.臨時性研發(fā)文件的控制

9.1 臨時性研發(fā)文件包括研發(fā)部門的項目審批書、研發(fā)部門所發(fā)的項目通知單、臨時性生產(chǎn)用圖等凡臨時性使用的研發(fā)技術文件。

9.2 臨時性研發(fā)技術文件的發(fā)放由研發(fā)部門負責，臨時性技術文件可用白圖，同時在文件上蓋紅色“臨時文件”字樣。

9.3 所以現(xiàn)場（包括提供方的零部件圖紙和技術條件）使用的臨時性文件，由擬制人簽名，研發(fā)部門負責審核，公司研發(fā)主管批準。臨時性文件應有規(guī)定的有效期（未注明者為兩個月，注明者最長不超過六個朋）

9.4 臨時性研發(fā)技術文件到期前五天內(nèi)，持有文件的相關部門，務必將臨時性技術文件退回技術部門檔案進行確認處理，各部門不得保留過期文件；凡未按時退回者，對失效文件繼續(xù)使用造成的后果負責。

9.5 對于客戶有特殊要求所下發(fā)的臨時性文件，只限于對該客戶的產(chǎn)品產(chǎn)生作用的文件，同時應注明適用于“xxx客戶專用”字樣，在用戶未提出更改前，可長期使用。

9.6 所有臨時文件到期前，研發(fā)部門相關責任人應對須退回的臨時性文件作提前論證。需轉化為正式文件的，應下發(fā)正式文件；仍需執(zhí)行者，再下發(fā)通知。同時，由研發(fā)部門資料員對退回的臨時性文件進行銷毀處理。

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2013年05月20日