2021年行政辦公室上半年工作總結(jié)

一、工作概述

2021年在公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心指導(dǎo)下，在其他部門的熱心支持和大力幫助下，克服疫情防控、部門管理人員更迭等不利因素，準(zhǔn)確識(shí)變，科學(xué)應(yīng)變，主動(dòng)求變。主動(dòng)梳理工作，增強(qiáng)宣傳報(bào)道維度。嚴(yán)把廣告用品審批制作流程，積極協(xié)調(diào)優(yōu)先制作，保證制作時(shí)效。準(zhǔn)確及時(shí)整理周例會(huì)材料，確保公司政策準(zhǔn)確傳達(dá)到中層管理人員。一系列舉措的實(shí)施和各項(xiàng)工作的開(kāi)展，讓我們?cè)谶@個(gè)飽經(jīng)風(fēng)雨的年度，堅(jiān)定了信心，完成了目標(biāo)。

二、工作績(jī)效完成情況

（一）績(jī)效指標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況

宣傳報(bào)道方面：對(duì)大型活動(dòng)、重要事件進(jìn)行及時(shí)報(bào)道，全年報(bào)道數(shù)量要求大于200篇，截止到12月31日，年度微信公眾號(hào)報(bào)道數(shù)量為268篇，年度任務(wù)完成率134%。

報(bào)道內(nèi)容涵蓋公司類重大新聞、車間一線動(dòng)態(tài)、公司文體活動(dòng)等。在年初疫情防控關(guān)鍵期發(fā)布重要疫情防控信息及公司各單位疫情防控措施，有效堅(jiān)定了全體人員的抗疫信心。在疫情防控常態(tài)化后，積極展現(xiàn)各單位復(fù)工復(fù)產(chǎn)舉措，以及車間、園區(qū)的嶄新面貌，積極傳遞正能量。在“120大決戰(zhàn)”期間，積極展示各單位熱火朝天、勇于爭(zhēng)先、鼓足干勁沖刺年度目標(biāo)的干事熱情，有效激發(fā)全員工作熱情，為完成年度目標(biāo)貢獻(xiàn)積極力量。

在做好疫情防控常態(tài)化工作的前提下，主動(dòng)梳理工作，增強(qiáng)宣傳報(bào)道維度，從大處著眼，小處著手，報(bào)道了一批員工喜聞樂(lè)見(jiàn)的優(yōu)秀作品，有效增強(qiáng)了公眾號(hào)的關(guān)注度和文章閱讀量。建立宣傳臺(tái)賬，以周為時(shí)間周期，記錄微信公眾號(hào)每日推文一周閱讀量、一周轉(zhuǎn)發(fā)量，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)分析做準(zhǔn)備。微信公眾號(hào)關(guān)注用戶數(shù)量從年初的1022人增長(zhǎng)到現(xiàn)在的1395人，漲幅36%。公眾號(hào)推文常讀用戶從最初的604人，增長(zhǎng)到現(xiàn)在的793人，常讀用戶比例達(dá)到57%。公眾號(hào)推文累計(jì)閱讀人數(shù)103208次，平均每篇推文閱讀量為385次，較之前有大幅增加。

組建了建材集團(tuán)通訊員隊(duì)伍。年初制定建材集團(tuán)通訊員管理制度，溝通各單位成立了通訊員隊(duì)伍。通訊員由各事業(yè)部、公司綜合辦/生產(chǎn)安全部人員兼職擔(dān)任，現(xiàn)有成員費(fèi)縣水泥1人，工業(yè)園1人，新材料公司2人。成立之初，受疫情影響未能面對(duì)面進(jìn)行交流，建立微信群，通過(guò)在群內(nèi)交流分享素材收集、資料整理、優(yōu)秀公眾號(hào)文章學(xué)習(xí)等一系列措施，提升自身技能水平。6月30日，組織召開(kāi)優(yōu)秀通訊員表彰會(huì)議，對(duì)上半年通訊員工作進(jìn)行總結(jié)，評(píng)選出一名優(yōu)秀通訊員并頒發(fā)了榮譽(yù)證書和獎(jiǎng)品。同時(shí)，利用難得的面對(duì)面交流機(jī)會(huì)，大家暢所欲言、頭腦風(fēng)暴，對(duì)工作過(guò)程中遇到的困難、好的方法思路、下一步計(jì)劃打算，進(jìn)行了充分交流和分享，也明確了下一步工作開(kāi)展舉措。在疫情防控常態(tài)化和“120大決戰(zhàn)”期間，各單位充分挖掘干事創(chuàng)業(yè)的火熱場(chǎng)景和人員奮勇?tīng)?zhēng)先、拼搏目標(biāo)的澎湃勁頭，營(yíng)造了良好的決戰(zhàn)氛圍，為完成年度目標(biāo)任務(wù)奠定良好輿論基礎(chǔ)。

宣傳用品管理方面：嚴(yán)把廣告用品審批制作流程，積極協(xié)調(diào)優(yōu)先制作，保證制作時(shí)效。疫情防控期間，積極對(duì)接聯(lián)系合作廣告公司，克服交通封堵、人員原材料短缺等不利因素，加班加點(diǎn)制作疫情防控條幅和宣傳展板，有利的保障了疫情防控工作的全面開(kāi)展。在疫情趨于常態(tài)化，公司各單位生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)穩(wěn)定向好的情況下，對(duì)費(fèi)縣水泥事業(yè)部、安全環(huán)保部、營(yíng)銷中心、輝泰礦山事業(yè)部等部門提出的制作需求，積極協(xié)調(diào)溝通，盡快確定制作內(nèi)容進(jìn)行制作，協(xié)調(diào)廣告公司到廠進(jìn)行安裝，圓滿的完成了多次臨檢前標(biāo)識(shí)牌搶修搶建工作，保障了迎檢工作的順利開(kāi)展。

員工活動(dòng)組織及豐富員工福利方面：年初受到疫情影響，常規(guī)活動(dòng)暫未組織，疫情防控常態(tài)化后，4月份清明節(jié)，組織費(fèi)縣部分代表進(jìn)行哀悼活動(dòng)，五一勞動(dòng)節(jié)期間展現(xiàn)各崗位勞動(dòng)場(chǎng)景，制作祝福視頻，反響強(qiáng)烈。同時(shí)，在5月份舉辦員工籃球賽，增強(qiáng)各單位員工體魄，提振各單位工作熱情。進(jìn)入7月份，協(xié)助后勤管理部工作組織伏羊節(jié)活動(dòng)、夏日?qǐng)F(tuán)建系列活動(dòng)及廠慶活動(dòng)，氣氛熱烈，正能量滿滿，有效凝聚團(tuán)隊(duì)力量。9月份，組織“攜手未來(lái)，我與沂州共成長(zhǎng)”主題征文活動(dòng)，得到各單位員工的踴躍參加。進(jìn)入秋季，篩選公司一年四季優(yōu)秀景色照片，制作點(diǎn)亮沂州四季推文活動(dòng)。進(jìn)入年度，一年一度的元旦晚會(huì)籌備拉開(kāi)序幕，雖然歷經(jīng)挫折，晚會(huì)還是圓滿完成，在不平凡的年份，展現(xiàn)了沂州人不平凡的業(yè)績(jī)。除此以外，協(xié)助做好重要節(jié)假日員工福利發(fā)放工作。包括春節(jié)福利、三八福利、端午福利、高考獎(jiǎng)學(xué)金、中秋福利積極與集團(tuán)總部董辦對(duì)接，圓滿完成分發(fā)任務(wù)，提高員工幸福指數(shù)。在6月、7月、8月，通過(guò)滴滴出行優(yōu)惠券、電信、聯(lián)通優(yōu)惠電話卡，豐富員工并福利項(xiàng)目，提升員工幸福感、歸屬感。

業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)方面：三月份學(xué)習(xí)《行政辦公管理實(shí)用必備全書》，摘錄其中與工作相關(guān)的十八個(gè)章節(jié)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，九月份組織學(xué)習(xí)商務(wù)禮儀基礎(chǔ)知識(shí)，十一月份組織學(xué)習(xí)公文寫作培訓(xùn)，建立學(xué)習(xí)跟蹤表，從學(xué)習(xí)內(nèi)容、學(xué)習(xí)心得、對(duì)現(xiàn)有工作的應(yīng)用三個(gè)主要方面進(jìn)行記錄，學(xué)習(xí)后對(duì)行政管理有了系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，受益良多。

優(yōu)化服務(wù)接待流程方面：6月份外出至費(fèi)縣光大環(huán)保能源有限公司學(xué)習(xí)參觀行政管理工作，重點(diǎn)對(duì)其會(huì)議籌備進(jìn)行了跟進(jìn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)結(jié)束后，整理了學(xué)習(xí)記錄，結(jié)合自身實(shí)際，吸收借鑒其優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)。11月份，會(huì)同后勤管理部一起至新時(shí)代藥業(yè)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，了解其接待、活動(dòng)組織情況，通過(guò)對(duì)比找差距，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)后期實(shí)踐提升。

行政事務(wù)及行政制度完善方面：1月對(duì)建材集團(tuán)現(xiàn)有行政類管理制度進(jìn)行梳理。1月完成新制度擬定工作（《建材集團(tuán)空調(diào)管理制度》、《建材集團(tuán)辦公電腦管理制度》）。6月對(duì)行政類管理制度進(jìn)行補(bǔ)充完善，更好指導(dǎo)實(shí)際工作。2019年檔案已通過(guò)分類、編制檔案目錄、檢索工具、組卷、排列編號(hào)、編寫卷內(nèi)目錄、編寫案卷題名、案卷裝訂、編檔號(hào)、裝盒歸檔整理完畢；2021年4月15日下發(fā)關(guān)于集中收集檔案的通知，集中收集檔案；7月9日-10日行政辦公室對(duì)費(fèi)縣基地檔案管理工作進(jìn)行了專項(xiàng)檢查。

日常工作方面：提高會(huì)議紀(jì)要整理的效率及質(zhì)量，無(wú)特殊情況在當(dāng)天完成整理、審核、下發(fā)工作。全年累計(jì)整理下發(fā)會(huì)議紀(jì)要及跟蹤事項(xiàng)35次，有效的將會(huì)議精神傳到至各單位管理層。借助檔案整理契機(jī)，對(duì)留存的各類歷史合同進(jìn)行整理，對(duì)過(guò)期合同進(jìn)行編號(hào)存檔，對(duì)仍在合同期限內(nèi)的各類合同掃描電子版進(jìn)行存檔，便于及時(shí)查找。公司沿街樓房屋租賃戶日常電費(fèi)收繳，對(duì)五月份和十月份到期的租戶，溝通后續(xù)簽合同。做好招待用酒水的日常盤點(diǎn)記錄，對(duì)庫(kù)存不足酒水及時(shí)上報(bào)建議補(bǔ)充庫(kù)存，及時(shí)記錄領(lǐng)用明細(xì)，全年累計(jì)登記各類酒水領(lǐng)用記錄129人次，確保賬物百分百相符。

（二）工作總結(jié)與反思

1、績(jī)效亮點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)

成立通訊員隊(duì)伍，建立宣傳臺(tái)賬，增強(qiáng)宣傳報(bào)道維度，有效提升公眾號(hào)的關(guān)注度和文章閱讀量。最大閱讀量為5月16日?qǐng)?bào)道的《山東省應(yīng)急廳到費(fèi)縣沂州水泥有限公司開(kāi)展安全生產(chǎn)集中整治工作專項(xiàng)檢查》，累計(jì)閱讀量突破歷史記錄，達(dá)到3241人次。成績(jī)的取得來(lái)源于幾個(gè)方面：一是題材點(diǎn)的重要程度。省政府部門到公司檢查，公司領(lǐng)導(dǎo)重視，市縣政府部門重視，對(duì)公司的影響程度大。二是宣傳推廣積極性的調(diào)度。文章發(fā)表后，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，帶頭在管理人員微信群內(nèi)積極調(diào)度轉(zhuǎn)發(fā)，各單位積極響應(yīng)，迅速形成燎原之勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了全員轉(zhuǎn)發(fā)、全員宣傳的氛圍，有效擴(kuò)大了宣傳層面。文章閱讀量突破歷史記錄后，嘗到了調(diào)度轉(zhuǎn)發(fā)的甜頭，在每次推文發(fā)送后，溝通文章相關(guān)部門管理人員調(diào)度本部門人員閱讀、轉(zhuǎn)發(fā)、點(diǎn)贊，帶動(dòng)了全員對(duì)公眾號(hào)的關(guān)注度，微信公眾號(hào)關(guān)注用戶數(shù)量從年初的1022人增長(zhǎng)到現(xiàn)在的1395人，漲幅36%。公眾號(hào)推文常讀用戶從最初的604人，增長(zhǎng)到現(xiàn)在的793人，常讀用戶比例達(dá)到57%。

2、工作失誤與教訓(xùn)

2.1 微信公眾號(hào)推文內(nèi)容吸收借鑒要有尺度，發(fā)送流程要提前驗(yàn)證。5月14日微信公眾號(hào)號(hào)發(fā)送錯(cuò)誤，導(dǎo)致無(wú)法修改只能全篇?jiǎng)h除。反思原因在于：一是文章吸收借鑒過(guò)多，未進(jìn)行查重檢測(cè)。當(dāng)時(shí)正值籃球賽活動(dòng)期間，策劃進(jìn)行初賽、半決賽、決賽三場(chǎng)報(bào)道，提前準(zhǔn)備素材，通過(guò)查找網(wǎng)絡(luò)素材后進(jìn)行借鑒修改，未及時(shí)發(fā)現(xiàn)原文章有原創(chuàng)標(biāo)識(shí)，同時(shí)對(duì)內(nèi)容修改不足，抄襲現(xiàn)象嚴(yán)重。二是發(fā)送流程審核把關(guān)不嚴(yán)。正值當(dāng)天調(diào)休，在當(dāng)天舉行完半決賽后由辦公室同事挑選照片后進(jìn)行文章編輯，文章預(yù)覽未發(fā)現(xiàn)異常，在驗(yàn)證發(fā)送環(huán)節(jié)有非常規(guī)發(fā)送提示，同事對(duì)流程不熟悉，未識(shí)別出異常進(jìn)而造成了本次錯(cuò)誤。通過(guò)本次失誤需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)文章內(nèi)容的審核把控，吸收借鑒要有尺度，加強(qiáng)原創(chuàng)文字的整理。同時(shí)，對(duì)因特殊情況需要交接的工作，需要提前梳理各項(xiàng)流程，以防對(duì)工作不熟悉造成失誤。再就是，常規(guī)工作，辦公室人員需要輪崗交叉學(xué)習(xí)，確保常規(guī)基本工作全員掌握，防止因?qū)Ｂ氊?fù)責(zé)人員不在崗，工作就裹足不前。

2.2 檔案管理工作提升：

2019年檔案已通過(guò)分類、編制檔案目錄、檢索工具、組卷、排列編號(hào)、編寫卷內(nèi)目錄、編寫案卷題名、案卷裝訂、編檔號(hào)、裝盒歸檔整理完畢；

檔案管理規(guī)范化提升：2021年4月15日下發(fā)關(guān)于集中收集檔案的通知，集中收集檔案；7月9日-10日行政辦公室對(duì)費(fèi)縣基地檔案管理工作進(jìn)行了專項(xiàng)檢查。問(wèn)題整改要求如下：

建材集團(tuán)檔案室需要整改的問(wèn)題共6項(xiàng)，整改要求為：

（1）采購(gòu)中心標(biāo)書重新整理、存檔、建立檔案目錄；

（2）財(cái)務(wù)部將空白檔案盒、空白單據(jù)移出檔案室；

（3）人資部將堆放檔案整理、存檔、建立檔案目錄；

（4）行政辦公室負(fù)責(zé)施工圖紙整理、存檔、建立檔案目錄；

（5）行政辦公室協(xié)同相關(guān)部門根據(jù)具體情況處理相關(guān)堆放的文件；

（6）各單位建立電子檔文件存檔，同時(shí)將電子檔文件及目錄備份移交行政辦公室備案；）。

設(shè)備管理部檔案室需要整改的問(wèn)題共7項(xiàng)，整改要求為：

（1）配備滅火器、老鼠夾、樟腦球；

（2）檔案目錄要細(xì)化，保障能快速、準(zhǔn)確找到資料；

（3）檔案室箱子里的檔案要落實(shí)清楚是否是多余備份，多余備份的材料要在箱子外面貼好目錄，規(guī)整擺放；如果是其他材料，要整理好存放檔案柜；備份的的材料也要有總目錄，備不時(shí)之需。

（4）把與檔案無(wú)關(guān)的雜物從檔案室移出；

（5）根據(jù)檔案目錄，把檔案補(bǔ)充完整；

（6）建立圖紙電子檔案；7、規(guī)范檔案管理，建立檔案借閱登記表、專人負(fù)責(zé)檔案管理工作；）

通過(guò)檔案檢查、自檢，逐步對(duì)之前不規(guī)范檔案進(jìn)行整理。

三、2021年工作計(jì)劃

（一）當(dāng)前管理存在問(wèn)題及提升措施

工作效率有待進(jìn)一步提高。辦公室工作的特點(diǎn)是綜合、瑣碎，但又不可或缺。辦公制度尚需進(jìn)一步完善，團(tuán)隊(duì)的做事方式和方法，還需要不斷磨合提升，在分工和協(xié)作中，進(jìn)一步提高工作效率。提升措施：管理人員以身作則，帶頭示范，沖鋒在前，靠前指揮，工作重安排更要重落實(shí)。定期或者不定期召開(kāi)部門人員民主生活會(huì)，開(kāi)展批評(píng)和自我批評(píng)，總結(jié)復(fù)盤，查找一定時(shí)期內(nèi)的工作不足。

工作細(xì)致度有待進(jìn)一步提升。辦公室的工作事無(wú)巨細(xì)，在一些日常事務(wù)工作中，由于工作疏忽，細(xì)節(jié)方面容易出現(xiàn)各種紕漏，因此要嚴(yán)把細(xì)致關(guān)，進(jìn)一步提升工作細(xì)致度。提升措施：進(jìn)行模塊化管理，制定各類常規(guī)事項(xiàng)工作預(yù)案，盡可能細(xì)化、注重操作性、實(shí)用性、充分預(yù)估各種急難險(xiǎn)重因素。

管理水平有待進(jìn)一步提升。辦公室管理水平離集團(tuán)的嚴(yán)格高效要求還有一定差距。辦公室內(nèi)部管理尚不夠明確細(xì)致，一些管理制度沒(méi)有很好的落實(shí)執(zhí)行，同時(shí)缺乏制度執(zhí)行的監(jiān)督機(jī)制，因此辦公室的科學(xué)化管理水平有待進(jìn)一步提升。提升措施：梳理常用工作事項(xiàng)制度執(zhí)行條例，熟讀熟記，避免事到臨頭不知所措或罔顧制度及現(xiàn)查制度的情況發(fā)生。對(duì)辦公室人員職責(zé)界定清晰，在寬崗的基礎(chǔ)上實(shí)行窄崗，實(shí)現(xiàn)人員一專多能，互相補(bǔ)位。

（二）工作執(zhí)行計(jì)劃

1、優(yōu)化行政管理職能。根據(jù)部門職責(zé)及崗位編制，重新修訂崗位職責(zé)。完成行政管理待修訂制度識(shí)別，擬定修訂方案，并進(jìn)行制度下發(fā)，根據(jù)制度運(yùn)行評(píng)估情況，再次修訂頒布。根據(jù)重新設(shè)定崗位電腦等級(jí)，對(duì)現(xiàn)有電腦運(yùn)行情況進(jìn)行排查，擬定辦公生產(chǎn)電腦更新?lián)Q代方案，根據(jù)方案考察電腦，完成辦公生產(chǎn)電腦升級(jí)，提升人員辦公效率。

2、推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)。通過(guò)對(duì)建材集團(tuán)年度員工活動(dòng)識(shí)別，年度員工活動(dòng)計(jì)劃擬定，在原有活動(dòng)基礎(chǔ)之上，增加1-2個(gè)主題活動(dòng)，進(jìn)而豐富員工文體活動(dòng)。同時(shí)，盤點(diǎn)企業(yè)標(biāo)識(shí)明細(xì)，如文化日歷、電子賀卡、信箋、看板、宣傳欄等，推進(jìn)形象建設(shè)與集團(tuán)VI整體設(shè)計(jì)。優(yōu)化傳播載體，制定具體短視頻傳播方案并組織實(shí)施，通過(guò)微信公眾號(hào)、抖音等多渠道對(duì)企業(yè)文化進(jìn)行宣貫，定期對(duì)員工企業(yè)文化知識(shí)熟知情況進(jìn)行考核，制定員工行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，每月對(duì)員工行為進(jìn)行檢查監(jiān)督，形成記錄，多措并舉，營(yíng)造踐行企業(yè)文化的良好氛圍。

3、強(qiáng)化宣傳管理。擴(kuò)大對(duì)外宣傳，提高公司品牌影響力，對(duì)通訊員進(jìn)行業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力。根據(jù)現(xiàn)有橋體、車體等戶外廣告數(shù)量，新增2-3個(gè)高鐵站、高速服務(wù)區(qū)或橋體重要品牌宣傳點(diǎn)，同時(shí)，強(qiáng)化輿情管理，每日對(duì)相關(guān)自媒體進(jìn)行輿情跟蹤，形成情況記錄，確保公司正面形象宣傳。

4、提升部門崗位員工業(yè)務(wù)技能水平。組織車隊(duì)駕駛員安全教育培訓(xùn)，提升安全駕駛意識(shí)。組織行政文員學(xué)習(xí)攝影拍攝培訓(xùn)，達(dá)到攝影初級(jí)標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足日常宣傳報(bào)道要求，同時(shí)進(jìn)行商務(wù)禮儀和公文寫作培訓(xùn)，提升日常基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，優(yōu)化工作細(xì)節(jié)。